Email Dokumentenmanagement und ArchivSystem: Einfach Arbeitszeit sparen und Lebenszeit gewinnen?

shutterstock_145719350Seit dem 1.1.2017 gilt die Pflicht zur Archivierung digitaler Korrespondenzen und Geschschäfts-Dokumente nach der GoBD.

Wieder etwas, was Zeit stiehlt, Geld kostet und einen von der eigentlichen Arbeit abhält.
Die Anfänge der digitalen Archivierung waren teuer. Der Grund – ein erheblicher Aufwand an Konfiguration, Pflege und Hardware. Ein Supportvertrag durfte auch nicht fehlen.
Für Selbständige und kleine Firmen war es schier unerschwinglich.
Wir finden es besser aus der Pflicht eine Tugend zu machen.
Daher haben wir das Projekt „Mailmonkey – Email-Archiv in der privaten Cloud“ ins Leben gerufen.

Das Schöne dabei, das Prinzip ist für Sie denkbar einfach.

Alles was sie tun müssen, sich eine Archiv-Mailbox einrichten. Erstellen Sie eine automatische Regel für die eingehenden Emails. Beim Senden einer Email setzen Sie einfach immer die Archiv-Mailbox CC/BCC mit auf jede Email. In allen Emailprogrammen und Smartphones kann man das fest einstellen.

Den Rest erledigt Ihr neues Email- und Dokumenten-Archiv.

Das Archiv holt in definierten Abständen einfach die Mails aus der Mailbox ab. Diese werden mit den modernsten Technologien indexiert und im Archiv abgelegt. Anhänge wie PDF oder Office Dateien (uvm.) werden einfach mit indexiert. Zip Files ergeht es genauso. Indexiert und ab ins Archiv. Wollen Sie andere Dateien ebenfalls sicher ablegen? Senden Sie einfach diese per Email an Ihre neue Archiv-Mailbox. Schon kümmert sich das Archiv darum.

Der Zugriff auf Ihr Archiv erfolgt natürlich über eine verschlüsselte Verbindung mit aktuellem HTTPS über das Web. Das Archiv wird von uns in einem hochsicheren Rechenzentrum in München betrieben. Dabei ist immer nur ein Kunde auf einem Archivsystem.

Sie haben mehrere Emailadressen, die in das Archiv sollen? Es gibt keine Begrenzung, wie viel Emailboxen Sie auf das Archiv umleiten.

Von uns wird größter Wert auf Sicherheit gelegt. Wir nutzen modernste Technologien dafür. Die Anbindung an ihren Exchange-Server ist problemlos möglich.

Folgende Vorteile können ihnen viel Zeit sparen:
  • Komfortable Suche in allen eingehenden und ausgehenden Emails
  • Superschnelle Suche, finden von Mails wann immer sie diese benötigen.
  • Dokumenten-Inhalte/Inhalte Anhängende Dateien superschnell finden (z.B. Microsoft Office, OpenOffice.org, PDF, HTML, ZIP usw.)
  • Eine Sicherung aller ein- und ausgehenden Emails dezentral
Was heißt das nun genau:
  • wertvolle Zeit einsparen – ordnen und sortieren wird überflüssig
  • wertvolle Zeit beim Suchen einsparen – komfortable Suche in allen Emails und Anhängen
  • Zugriff immer und überall – von jedem Webbrowser natürlich per Smartphone
  • Gesetzeskonform Archivieren und die technischen Anforderungen der GoBD erfüllen
  • Ab 29,- Euro Netto im Monat starten.
Wollen sie Mehr darüber erfahren?

… Ein Beispiel Archiv mit 517.000 Email testen?
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Dann setzen sie sich mit uns in Verbindung.

Autor: Gerald Maitschke

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